Depende de mi? - Parte I

La última entrega del blog se trató sobre la constancia y los factores que para mí son fundamentales para conservarla en los proyectos personales y profesionales que emprendemos. Sin embargo, existen factores externos que muchas veces hace que la perdamos.

En esta primera parte me basaré en los cuatro aspectos que pueden hacerte perder el rumbo o la constancia cuando de un proyecto profesional se trata y cómo afrontarlos. A qué me refiero con un proyecto profesional? es aquel que desarrollas para una organización de la cual haces parte como empleado. Porque hago la diferenciación entre profesional y personal? porque cuando eres consultor, independiente o tienes tu propia empresa (proyectos personales) tienes oportunidad de administrar las reglas de juego de tus proyectos y de alguna u otra forma tienes inherencia en ellos. Cuando eres un empleado en una organización tus oportunidades de influir sobre la manera como esta hace las cosas se reducen considerablemente.

Es por eso quiero mostrarte los escenarios que se encuentran fuera de tu control y no tienes las herramientas suficientes para evitarlos. Todo dentro del contexto de un empleado que está al frente de un proyecto en una organización:

1. Has sido transferido a otro proyecto: Esto tal vez no sea tan común en organizaciones pequeñas, pero muchas veces la dinámica de una gran organización exige que los directores de proyecto estén al frente de aquellos proyectos que se consideran estratégicos y según la experiencia del individúo aquellos con más trayectoria serán probablemente asignados a los proyectos más "retadores" ó son rotados de un proyecto a otro para "apagar incendios".

2. Te han asignado un proyecto paralelo al que te encontrabas trabajando: Las compañías no paran de idear formas de mantenerse predominantes en el mercado y una de las estrategias es la constante generación de iniciativas, que según los beneficios a la organización se convierten en proyectos. Está dinámica hace que sea imposible tener un Director de Proyecto para cada uno, por lo que muchas veces cuando te encuentras a mitad de camino, se te asigna un nuevo proyecto, el cual debes llevar de forma paralela al que traías en marcha. Esto implica, que con la misma cantidad de tiempo debes distribuir el trabajo en dos o más proyectos, hacer el seguimiento cuando probablemente estos se encuentran en diferentes fases y defenderlos ante diferentes escenarios según sea la magnitud de cada uno.

3. El proyecto en el que estabas ha sido cerrado/suspendido: Esto es más común de lo que se piensa, aún en grandes organizaciones. El mercado cambia constantemente (sino pregunten a los dueños de restaurantes durante la pandemia), ocasionando que proyectos inicialmente rentables, al día de hoy lo mejor sea suspenderlos o cerrarlos. Esto implica que un proyecto en el que habías invertido tiempo y conocías a la perfección quedará en pausa o en el olvido generando una sensación de incertidumbre y ocasionando probablemente que te asignen a un nuevo proyecto, quedes con un porcentaje de tu trabajo o simplemente prescindan de tus servicios.

4. La organización ha decidido prescindir de tus servicios: En algunas ocasiones lo ves venir con anterioridad, en otras simplemente es un baldado de agua fría. Sin embargo, hace parte de los riesgos de ser empleado, pues sea cual sea el mercado existe siempre la posibilidad que la organización decida decirte "adiós" (pueden preguntarles a personas de los sectores Oil & Gas, consumo y bebidas, turismo e incluso educativo fuertemente golpeado durante la pandemia).

Probablemente pensarán, estas cuatro situaciones pasan todo el tiempo, que podemos hacer? si la constancia no depende 100% de mi, cómo puedo asegurarla en mis proyectos profesionales?

1. Documentar: Te sorprendería la cantidad de proyectos en organizaciones de talla mundial que no prestan suficiente atención a mantener una documentación actualizada, ordenada y disponible para todos los miembros del equipo. Si ocurriera alguna de las cuatro situaciones citada previamente con el Director de Proyectos, la única forma de conocer la "historia" si existe una alta rotación de personal es teniendo todo documentado, pues a la larga lo que está escrito no se olvida, se puede consultar en numerosas ocasiones y permite dejar registro de situaciones del pasado que las personas no quieren tratar o simplemente desconocían.

2. Actualizar organigrama del proyecto: Es altamente dinámico, pues está sujeto a las decisiones de la alta gerencia. Da una idea clara de los involucrados en el equipo del proyecto y es la manera de conocer cómo se interrelaciona los miembros del equipo del proyecto. Si eres recién llegado al proyecto, esta es tu carta de navegación, pues un buen director de proyecto no tiene que sabérselas todas, pero si, saber perfectamente quién sabe lo que él no.

3. Plan de comunicaciones claramente definido: Es otro documento muchas veces olvidado, que es fundamental para establecer los canales de comunicación entre todos los stakeholders del proyecto. Si eres el nuevo Director de Proyecto y te asignaron a mitad de camino, es la mejor forma de saber quienes son los interesados y como debes relacionarte con cada uno de ellos. No solo con tu equipo del proyecto, sino con todos los stakeholders dentro y fuera de la organización.

Espero que esta primera parte te haya aportado conocimiento, o tal vez abierto los ojos frente a cosas que pasan en el día a día y que mucha veces pasamos por alto.

Recuerda, que no tener el control no significa que no puedas hacer nada al respecto,

Un abrazo,

i.O